年會有各種不同的類型，有的是答謝客戶的，有用子的是員工總結大會，所以在計劃之前需要明确職責任務相裡，不同的會議需要不同的環境，召開會議是要達到一定理黑的目的和(hé)目标。因此第一個(gè)重了討要步驟是收集方方面面的信息，通(tōng)過收集這些信息可(kě)紙要以制定出手頭衆多工作的計劃。制訂完善的會議拿訊計劃确定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到錯著會議預期目标。

　　制訂預算：制定可(kě)行預算或按既定預算安排有關(guān)工作;去兒确定各項工作的時間安排。

　　通(tōng)常而言，年會預算包括以下(xià)幾個(gè)方下訊面：

　　1、交通(tōng)費用

　　交通(tōng)費用可(kě)以細分為：

　　(1) 會議期間交通(tōng)費用——主要是會務地交通(tōng)費用房雜，包括住宿地至會所的交通(tōng)、會所到如對餐飲地點的交通(tōng)、會所到商(sh睡自āng)務交際場地的交通(tōng)、商(shān話快g)務考察交通(tōng)以及其他與會人員可(kě車會)能使用的預定交通(tōng)。

　　(2) 歡送交通(tōng)及返程交通(tōng)——包括航班、鐵又見路(lù)、公路(lù)、客輪及住宿地至機問購場、車(chē)站(zhàn)、港口交通(tōng)費用。

　　2、會議室/廳費用

　　具體可(kě)細分為：

　　(1) 會議場地租金——通(tōng)常而言，場地的租賃已日費經包含某些常用設施，譬如(rú)激光指示筆、音響系統、桌椅、主席台、白闆暗人或者黑闆、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不金通涵蓋在内——比如(rú)投影設備、臨時性的裝飾物、展弟不架等，需要加裝非主席台發言線路(lù)時也可(kě)能需要另外的預算。

　　(2) 會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備件雜，如(rú)投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統、會場展刀工示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通(tōng文醫)常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中(zhōng)包括設備的技術(sh會男ù)支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各這得類功效參數作出具體要求(通(tōng)常可(kě)向專著小業(yè)的會議服務公司咨詢，以便獲得最适宜的性價比)，否則可(kě)能影響房到會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、産地及新舊不同，租賃的價格可(k錢玩ě)能相差很大。

　　(3) 會場布置費用——如(rú)東慢果不是特殊要求，通(tōng)常而言此部分費用包含在會場租賃費用中(zhōng作看)。如(rú)果有特殊要求，可(kě)以與專業(yè)的會議服務商(sh通動āng)協商(shāng)。

　　(4) 其他支持費用——這些支持通筆能(tōng)常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂(yuè)保影愛健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時性質，如(rú)果會議主你門辦方分别尋找這些行業(yè)支持的話，其成本視看費用可(kě)能比市場行價要高，如(rú)果讓專業(y聽通è)會議服務商(shāng)代理，将獲得價格相對銀唱比較低廉且服務專業(yè)的支持。

　　對于這些單項服務支持，主辦方應盡可(k店物ě)能細化各項要求，并單獨簽訂服務協議。

　　3、餐飲費用

　　(1) 會議的餐飲費用可(kě)以很簡單，也可(kě)以很複雜，這取從很決于會議議程需要及會議目的。

　　(2) 中(zhōng)餐及午餐

　　中(zhōng)餐及午餐基本屬于正餐，可(k低線ě)以采取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如看的(rú)果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐了水館可(kě)能會收取一定數量的服務費用。

　　(3) 酒水及服務費

　　通(tōng)常，如(rú)果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方數大自行外帶酒水消費的，如(rú)果可(kě)以外音森帶酒水消費，餐廳通(tōng)常需要加收服務費。在高星級酒店我家舉辦會議宴會，通(tōng)常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服拿低務費。

　　(4) 會場茶歇

　　此項費用基本上是按人數預算的，預算時可(kě)提出不同時公煙段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通暗校(tōng)常包含服務人員費用，如(rú)果主辦方會書需要非程序服務，可(kě)能需要而外的預算。通(t舞業ōng)常情況下(xià)，茶歇的種類可(很日kě)分為西式與中(zhōng)式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心靜哥、水果等為主，中(zhōng)式則以開水、綠算相茶或者花(huā)茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

　　(5) 聯誼酒會/舞會

　　事實上，聯誼酒會/舞會的預算可(kě)能比單獨的宴會複雜，宴新腦會隻要設定好餐标與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預腦看算設計到場地與節目支持，其預算可(kě)能需要比較長關愛的時間确認。

　　(6) 其他——點心、水果及調制色酒

　　4、視聽設備

　　除非在室外進行，否則視聽設備的費用通(舞區tōng)常可(kě)以忽略。如(rú)果為了公共關空輛(guān)系效果而不得不在室外進行，視聽設備的爸姐預算就比較複雜，包括：

　　●設備本身的租賃費用，通(tōng)常按天計算

　　●設備的運輸、安裝調試及控制技術(shù)人員工讀支持費用，可(kě)讓會展服務商(shāng)代理

　　●音源——主要是背景音樂(yuè)及娛畫黑樂(yuè)音樂(yuè)選擇，主辦者可(kě)自帶，也可(kě)委托代綠制理

　　5、演員及節目

　　通(tōng)常可(kě)以選定節目後按場次計算——預算金額通(tōng秒個)常與節目表演難度及參與人數正相關(guān)。在适宜地點如(rú)果在做有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數正相關(gu舞長ān)——專場或包場除外。

　　6、雜費

　　雜費是指會展過程中(zhōng)一些臨時性安近現排産生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀慢還服務、年會策劃、臨時道具、傳真及其他通(媽間tōng)訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商(shāng)務用笑信車(chē)、彙兌等等。雜費的預算很難計劃，通(tōng)常可(靜多kě)以在會務費用預算中(zhōng)增列不可這玩(kě)預見費用作為機動(dòng)處理。