一、交通(tōng)

　　▲ 将年會安排在臨近的區域範圍内。随着汽油價格上漲，交通(t學她ōng)費用在不斷增加。為了将交通(tōng)費用降低到最低點，要盡可(kě)費北能将年會安排在距離(lí)大多數參會代表住宿地點比較近的地方，或者盡在文可(kě)能找一個(gè)參會代表可(kě)以步行到會場的年會中(zhōng)相間心去開會。

　　▲ 引導同城的參會代表乘坐(zuò)公共交通(tō友妹ng)工具到年會現場，特别是年會中(zhōng)心正好有停靠站(zhàn)生哥的。通(tōng)常情況下(xià)，乘坐(zuò音通)公共交通(tōng)工具比安排專車(chē)穿城接送速度要快老低，比乘坐(zuò)出租車(chē)價格要低。

　　▲ 将迎送服務改為報銷機場班車(chē)、公交車(ch暗暗ē)或地鐵發票。

　　▲ 在與酒店、度假村(cūn)商(s低子hāng)談的時候，要求他們免費為嘉賓提供來去酒店的專車(chē)服務，而還音且要預留免費的停車(chē)位。

　　▲ 要求當地的出租車(chē)公司為參會代表到展覽現雜自場、餐館以及景點提供打折服務。

　　▲ 使用航空公司的貴賓休息室為年會團隊提供迎送服務。

　　▲ 旅行要錯過高峰期(一大早或晚上)。

　　▲ 問(wèn)一問(wèn)酒店是否件花提供機場免費接送服務。

　　▲ 讓年會中(zhōng)心為參會代表在轉移時提供一些低哥必要的暫時休息場所。

　　▲ 讓贊助商(shāng)支付班車(chē)費用，作為交換報街，可(kě)以在酒店班車(chē)的宣傳牌、上藍年會中(zhōng)心的班車(chē)停靠站(zhàn)以及班車(c遠山hē)上為他們做廣告。

　　▲ 搞清楚需要多少(shǎo)台客車(chē)，預訂恰當的座位月農容量。

　　▲ 如(rú)果你(nǐ)的大部分團隊成員體力姐鄉比較好的話，可(kě)以将酒店訂在年會中(zhōng)心附近步行的白師範圍内，無需提供接送服務。如(rú)果這樣做的話，一定在鐵公你(nǐ)的注冊材料中(zhōng)寫清楚，讓參會代表都知道。

　　▲ 如(rú)果你(nǐ)的參會代表中(zhōng)有許村頻多殘疾人，盡量将他們安排在一個(gè)或相近的幾個(gè)酒店中(zhōng煙道)，以便于集中(zhōng)安排殘疾人車影相(chē)輛。

　　二、會務組成員

　　▲ 雇傭現場注冊和(hé)服務人員，不用為會務組成員付交通(tōng時好)費。

　　▲ 了解當地的加班限制和(hé)規定。

　　▲ 安排會務組成員在正常工作時間内開展工作，避免加商機班。

　　▲ 按天為會務組成員提供差旅補助，精确地規劃出他們在餐飲和(hé)交拍但通(tōng)費用方面的許可(kě)範圍。

　　▲ 盡可(kě)能多用實習生和(hé)志願者。照司

　　三、演講人與娛樂(yuè)

　　▲ 請會員或當地人作演講人。對于任何領域的任何協會來說，會員名單中(區從zhōng)總是會有一些重量級的專家可(kě)以作演相北講人。如(rú)果可(kě)能的話，以減免注冊費的方式邀請會你煙員到會演講。也可(kě)以邀請當地的演講人，以節省旅行費用。

　　▲ 對于那些需要旅行到年會舉辦地的演講人，給他們準備好旅行指南，這樣就木票不用另付大巴、五星級酒店以及頭等艙機票費用。

　　▲ 如(rú)果考慮邀請知名的天才演出團體為你(nǐ)進行一個(gè愛山)晚上演出的話，就與當地的教堂團體、青年團體或學校(xi跳年ào)團體聯系，來滿足你(nǐ)的音樂(yuè)和女村(hé)娛樂(yuè)方面的需求。很多城藍線市通(tōng)常都有一些頗具天賦的演出人才，而且幾乎沒有什麼費用。另外業子，如(rú)果他們是一個(gè)非盈利組織的話老雨，你(nǐ)可(kě)以把演出費用捐給他們的組織，這不能不算是雪習一件好事。

　　▲ 開始行動(dòng)吧!演講人和(hé)娛樂(yu行火è)費用通(tōng)常每年都上漲。鎖定今年的費用。

　　▲ 放棄分項計算的方法，談一個(gè)一攬但生子(zǐ)費用方案。

　　▲ 将演講人和(hé)娛樂(yuè)團隊安排在同一家謝銀酒店或同一個(gè)城市。

　　▲ 在年會中(zhōng)經常與多面手合作。

　　▲ 了解演出團隊的組合規則，以最大限度地減少(shǎo)所需的音樂(y懂刀uè)家數量。

　　▲ 尋找一個(gè)在你(nǐ)的年會舉辦時間前後在當地巡回演出的團路頻隊。如(rú)果你(nǐ)預訂了一個(gè)已經在該地區演出到花的團隊，你(nǐ)可(kě)以節省機票費用，沒準兒還能省下(xià)音響費用。要商

　　▲ 讓你(nǐ)的演講人在年會現場銷售他的或她(t兵些ā)的圖書、CD或其它産品，以換取他們在演講費用方面的讓步。

　　四、配置與搭建

　　▲ 了解一下(xià)在同一個(gè)酒店還什又有什麼團隊在你(nǐ)的年會前後舉辦年會，與他們一起購買搭習喝建所需的物品。這樣可(kě)以節省材料及拆建費用。

　　▲ 如(rú)果你(nǐ)的會期超過兩天，商月年會室的配置與搭建不要有變化。

　　▲ 現場辦公用帶裙邊的餐桌就行，不必租用專用的辦公桌。

　　▲ 減少(shǎo)儲備用房(fáng)，節省視聽遠冷與配置費用。

　　▲ 使用酒店裡具有兩種配置功能的空間，術會比如(rú)一個(gè)空間既可(kě)以開會也可(紅可kě)以用餐。可(kě)以用幕簾或植物把空間隔開。

　　▲ 使用一個(gè)戶外場所以減少(shǎo近女)裝飾費用。

　　▲ 使用公共場所開會，如(rú)圖書館、公兒女園、植物園、博物館等。這些地方費用很低，因為有時候你(n呢看ǐ)可(kě)以到外面訂餐。

　　▲ 開發一些可(kě)以重複使用的年會标牌。

　　▲ 不用自己購買标牌，可(kě)以用酒店的。

　　五、印刷

　　▲ 把年會資(zī)料刻在CD上，或放在網上供大家劇厭下(xià)載。這樣做不單有降低成本方面的意義，對有環保意識的參會代表也很空煙有吸引力。對于同等信息量的資(zī)料，紙(zhǐ)問睡質印刷品要比CD光盤成本高很多。如(rú)果參會代表但麗喜歡紙(zhǐ)質材料，他們可(kě)以在辦公室打印出他們所需要的那一部樹劇分，其它的可(kě)以通(tōng)過電腦觀看。

　　▲ 年會策劃者盡量通(tōng)過電子(zǐ)郵件開展小件年會營銷工作，這樣可(kě)以節省郵寄費用和(hé)印刷費用。房飛

　　▲ 請一些高質量的印刷商(shāng)為你(nǐ)提供報價。每一紙見項印刷工作都有不同要求，每一個(gè)印刷商(shāng城計)都有不同的設備、停工期和(hé)成本标準。

　　▲ 學習一些專業(yè)術(shù)語。你(nǐ)越了解你(nǐ)的圖厭我文(wén)設計和(hé)印刷需求，印刷商(shāng)就越可(kě有件)能準确地向你(nǐ)提供你(nǐ)所需要的東西。

　　▲ 使用标準表格，表格中(zhōng)規定了所有的變量年影(放量、背面使用情況、數量、油墨顔色、紙(zhǐ)張厚度、頻子周期、交貨等)。這樣做你(nǐ)就不會忘掉印刷事務中要服(zhōng)的一些重要細節。

　　▲ 要與新的技術(shù)保持一緻銀公。經常問(wèn)一問(wèn)你(nǐ)的印刷商(shāng)，看他們是否有友這更簡單、更快速或者更便宜的方法。

　　▲ 如(rú)果你(nǐ)的印刷材料必較多，近就考慮請一名印刷顧問(wèn)。通(tōng)常情況下(xià)，印刷顧問(友笑wèn)可(kě)以為你(nǐ)的年會印刷打包下件業(yè)務找到最佳的供應商(shāng)。

　　▲ 在年會現場租一台複印機，并自己帶上紙(zhǐ要姐)張。

　　▲ 複印紙(zhǐ)的兩面盡量都使用，以節省紙(zhǐ)張費用見從和(hé)運費。

　　▲ 用藝術(shù)系的學生作圖文月線(wén)設計。

　　▲ 用明信片來促銷年會。

　　▲ 設計印刷品時，要使用标準尺寸的紙(zhǐ)張。

　　▲ 将大宗郵件交郵局按大宗處理。

　　▲ 如(rú)果你(nǐ)的印刷品需要全色愛日印刷，盡可(kě)能将彩色照片放在一面上。這樣可(kě)以節省印刷費用。大哥

　　▲ 總是讓多個(gè)印刷商(shāng)提供報價，因為各廠家印刷員章成本相差很大。

　　▲ 與酒店的商(shāng)務中(zhōng)心商(中讀shāng)談複印、傳真和(hé)秘書服務的整體打折問(外窗wèn)題。

　　▲ 使用當地年會與觀光局的照片、招貼、促銷夾、年會文(wén)件媽車夾以及旅遊咨詢等。這些項目通(tōng)常都是免費的。

　　▲ 直接從制造商(shāng)那裡購買飛體禮品。在年會舉辦地當地購買禮品，以節省運輸費用。

　　▲ 在郵寄之前了解郵局的詳細規定。

　　六、客房(fáng)與會議室

　　▲ 隻在客房(fáng)上作出讓步。北兵在賣方市場條件下(xià)，酒店不願意在客房短一(fáng)價格上作出過多的讓步，因為這是他們利店校潤的最大來源。如(rú)果撇開客房(fáng)問(wèn)題，酒店方就如國可(kě)能願意在其它方面作出更多的讓步——客房(fáng)贈送、嗎這附加會務組優惠房(fáng)價、免費機場接送，甚至食品與飲料優器文惠等。如(rú)果你(nǐ)使勁盯住房(fáng)價，你(nǐ)在門可(kě)能就得不到酒店在其它方面的讓步，最後的結果有可(kě)能是什訊報麼也得不到。

　　▲ 避免預訂過多的房(fáng)間。了解你(林看nǐ)組織過的年會的訂房(fáng)紀錄，新友這對于避免預訂過多的房(fáng)間是非常重要的。如(著國rú)果你(nǐ)知道通(tōng)常使用多少(shǎo)個(gè)房銀有(fáng)間，你(nǐ)就會有更大的把握來準确地看到預訂房(fáng)間數。有的年會策劃者在房(fáng)間預訂方面理站過于保守，這倒是不會造成什麼浪費，可(kě)多自這樣做又會冒空房(fáng)不夠用的風險。

　　▲ 了解你(nǐ)的年會能為酒店創造多少(shǎo車麗)價值。當你(nǐ)與酒店就房(fáng)價談判時，你志飛(nǐ)應該攜帶充足的你(nǐ)的年會可(kě)能在該酒店花(huā)民鐵費多少(shǎo)錢的詳細資(zī)料，而不僅僅是在年會室、客房(fán吧光g)、食品和(hé)飲料方面的花(huā)費。設法搞到你(nǐ了開)的年會在酒店花(huā)費的詳細資(zī)料，包括餐廳、酒吧、溫泉、子間高爾夫、互聯網、禮品店等。換句話說，你(話窗nǐ)要了解每一塊錢的去向。這樣做，當然需要酒店方面的幫助，但年會策劃城內者還是應該索取這方面的信息以備将來之用。有了舊和這些資(zī)料，你(nǐ)就可(kě)以更好地向酒店說明場話你(nǐ)的年會到底能為他們帶來多少(s要市hǎo)價值，從而增加你(nǐ)的談判籌碼。

　　▲ 到二線或更小一些的城市。到二線或三家慢線城市辦會，通(tōng)常更實惠，房(fáng)價也會更低，這與該城章林市的具體情況有關(guān)。總的來說，一個(gè問男)城市的需求越低，房(fáng)價就越低。在二線城市影們，年會中(zhōng)心年會室的價格也會算報比較容易談。

　　▲ 使用大學裡的年會場所。如(rú)你高果牽涉不到住宿問(wèn)題，大學裡的年會場館是一個船金(gè)比較便宜的選擇。很多大學會向較小遠務的年會團隊出租年會室。但在那兒舉辦年會，你(nǐ)得自己站她準備食品和(hé)飲料。

　　▲ 簽訂多年年會合同。如(rú)果與酒店簽訂多年年會合同高短，年會策劃者可(kě)以在酒店拿到較好的價格。一些年會策行票劃者發現，就單個(gè)年會與酒店商(shāng)談，酒店不願意作出讓步，而西下當一次預訂兩個(gè)或更多年會時，情況就不同了。與合作商(sh腦請āng)簽訂長期合作協議，可(kě)以節省費用。

　　▲ 在會期和(hé)開會模式上保持靈活性。在就事一線城市的賣方市場裡，我們經常會發現，簡單地在會期和(hé)辦會老請模式上保持靈活性，就可(kě)以達成很好的交易。在酒店的年也金會安排日程表中(zhōng)加進自己的年會，就能獲得很好的優惠事紙條件。有時候，甚至僅僅改變在一周内開會的先後順序，就能夠獲那見得較低的價格。

　　▲ 給未來的年會費用确定一個(gè)上限。預訂一個(gè匠呢)幾年以後的年會，考慮給年會的花(huā)費确定一個(gè)上限，比如(rú)火大房(fáng)價上漲率與通(tōng)貨膨脹率要結合起來，如通用(rú)商(shāng)定每年房(fáng)價上漲率不超過5%等。

　　▲ 對你(nǐ)的酒店供應商(shāng)進行研究。這裡面有競争嗎?鐘離酒店的業(yè)務量飽滿嗎?你(nǐ)的年會是在旺季、淡季還是平季?你(東算nǐ)選擇的酒店營業(yè)多少(shǎo)年了?

　　▲ 研究酒店的門市價和(hé)團隊價。撥打酒身什店或集團的免費熱線或預訂電話。通(tōng)過這種方法可(kě)以了快費解酒店的最高價格。

　　▲ 客房(fáng)預訂數量始終要保守一些。如(rú)果你(nǐ)熱吃預訂了過多的房(fáng)間，最終你(nǐ)要為南時它支付費用。

　　▲ 讓酒店為你(nǐ)年會現場的現金賬單提供折扣。

　　▲ 了解你(nǐ)的機構所在地和(hé)年會工匠舉辦地的納稅規定。或許你(nǐ)還有可(kě)以免稅的項目而你(nǐ)不知道做女。

　　▲ 與酒店洽談一種按年會規模大小确定費用比例的方銀在法。

　　▲ 與酒店商(shāng)談取消預付費，或者至少(shǎo)将輛能預付費放在一個(gè)有利息的賬戶裡。

　　▲ 就小型年會與酒店洽談時，要設法拿大年會的一部分作為交換。

　　▲ 提前向酒店把你(nǐ)所有的要求都講出來，包括：

　　優惠範圍、機場接送、代表提前注冊、訊習代表延遲注冊、客房(fáng)免費咖啡和(h體化é)茶免費的年會空間、預演空間、搭建和(hé)拆除時間、免費包裹接收服務、年會動多室的免費早餐、延期費用、免費本地電話、免費咖啡通北空間、減免嘉賓及會務組成員的停車(chē)費、免費哥海為會務組成員進行足底按摩、健身房(fáng)免從海費開放或在健身休息時提供免費教練服務、延遲截至期限、為演講人的客房(f信錯áng)提供優惠、為會務組成員的客房(fáng)提供錢外優惠、提高嘉賓和(hé)會務組成員的服務問街等級、歡迎禮物和(hé)便條

　　七、視聽與演講技術(shù)

　　▲ 合理組合。把需要同樣技術(shù樹都)條件的議程安排在相同的年會室内，這樣就不用綠朋支付重新布置的費用。

　　▲ 與經常在外辦會的協會合作。了解一下(xià)哪一多白個(gè)協會或組織于你(nǐ)之前在你(話員nǐ)的年會中(zhōng)心或場所辦會，看一聽話看你(nǐ)能否接着使用他們用過的設施或服務，以節省相動聽關(guān)費用。

　　▲ 對視聽設備和(hé)其它服務進行對外招标。雖然并不全就湖是，但在大多數情況下(xià)，你(nǐ)會發現雇用外部視聽設備提供商靜工(shāng)比使用酒店内部的要好。

　　▲ 每一個(gè)年會室要一個(gè)免費的麥克風。

　　▲ 在談判視聽設備時，要一個(gè)免費的雙向無線電接受器(qì)。

　　▲ 租用合适尺寸的投影設備。與你(n紙這ǐ)的視聽工作人員探讨每一個(gè)年會室所需的最小尺寸的投影和(hé)配光喝置。

　　▲ 不要随意地在每一個(gè)年會室都布置視聽設備懂湖。問(wèn)一問(wèn)你(nǐ)的演講人和(h林話é)主持人，看一看他們誰最先需要。

　　▲ 直接與視聽公司合作。這樣可(kě)以減少(shǎo)誤傳和(黑能hé)中(zhōng)間費用。

　　▲ 帶上你(nǐ)的備用電纜線和(hé要理)電壓保護器(qì)。如(rú)果現場突然需要，那會很費錢的。

　　▲ 當你(nǐ)需要大量視聽設備的時候，預訂一個生睡(gè)年會中(zhōng)心，大部分年會中(zhōng)心女科的總費用當中(zhōng)包含了視聽設備的呢關費用。

　　▲ 使用酒店裡的閉路(lù)電視系統向參會代表公布年們黑會日程安排、變動(dòng)通(tōng)知、房(fáng)間分配、展示時間坐短、大會啟事以及活動(dòng)安排等。

　　▲ 在年會開始之前，要重新确認一下(xià)演講人朋外的視聽設備需求。演講人最開始聲稱需要的視聽設備，到開會時他們議城或許并不打算使用。

　　▲ 如(rú)果你(nǐ)預計現場需要量比較大的話，可(kě)以租一嗎場台複印機或傳真機。

　　八、食品與飲料

　　▲ 了解你(nǐ)年會餐飲消費的曆史。機會在于，并不是注冊參加年會的每一了了個(gè)人都會在會上用餐。通(tōng)過了解曆史上年近有多少(shǎo)參會代表實際用餐，以及他們在茶歇和(hé)雞尾酒媽物會上的消費量，你(nǐ)就不用為那些根本就不存在的下是餐飲消費埋單。

　　▲ 控制提供的飲料。休息時，服務員會把所有空的咖啡杯子(zǐ)都倒滿，即劇月使在會場休息隻剩下(xià)五分鐘時也是這樣。時多如(rú)果1加侖咖啡需要9美元的話，那麼，這種浪費就很大了。确信服劇男務員在倒滿咖啡杯之前要征求會務組人員的意見，尤其是在休息隻剩下(xi黃體à)幾分鐘的情況下(xià)。或許你(nǐ)玩器不用叫上10加侖的咖啡，有一兩加侖可(kě)技錯能也就夠了。酒的情況也一樣。告訴服務員每一桌隻開一瓶紅葡萄酒或白葡紙算萄酒，而且隻在要求的情況下(xià)才給客人加滿，因為很多人根本就不喝(醫地hē)酒。如(rú)果有一桌要上更多的酒，要玩跳求服務員征得會務組人員的同意。或許另外一桌還剩下(x討雨ià)半瓶沒有喝(hē)完。

　　▲ 批量預訂早餐。對于歐式早餐，要批量預訂從煙，不要每人打包購買。每人打包早餐往往超乎所需。他議通(tōng)過批量預訂，可(kě)以節省一半的早餐費用。

　　▲ 使用一般品牌的雞尾酒，不要用豪華品牌影算。

　　▲ 與招待協商(shāng)飲料的價格。如(rú)果電地你(nǐ)能同意一個(gè)最低的消費量，時什你(nǐ)就可(kě)以通(tōng)過協商(sh錢林āng)省去不少(shǎo)飲料服務費用。

　　▲ 使用一些站(zhàn)着用餐的桌子(zǐ)。對于雞尾討長酒接待活動(dòng)，要用站(zhàn)着拿小用餐的桌子(zǐ)，而不是坐(zuò)着的員嗎。人們更願意在一起交談，這很好，而且，站(zhàn)着交數商談，人們不容易整晚都待在那兒吃(chī)喝(hē)不停——這樣內生可(kě)以省錢。

　　▲ 從某種意義上說，排一點隊也好。在議白雞尾酒接待活動(dòng)中(zhōng河路)，不用害怕在酒吧中(zhōng)排一些中(zhōng)等長度的隊。購術排長隊當然不好，但排五六個(gè)人的隊能夠在很大愛紙程度上鼓勵人們相互交流，同時還會縮短(duǎn)人們在雞尾酒會上逗留的時間。村照

　　▲ 鎖定菜單價格。如(rú)果一個(gè)酒店不能提前向你(nǐ)提綠國供具體的菜單，那麼至少(shǎo)也應該同意将來菜價的上漲不超過一開員定的百分比。

　　▲ 去掉全部酒精飲料。或者去掉硬飲料和(hé)混合飲料，隻上軟飲料船科、瓶裝礦泉水、果汁、啤酒和(hé)紅酒。

　　▲ 按消費量預訂。沒有食用的食品和(hé)飲料可(kě)但鄉以被退回，而且不收費。同樣能夠被退回的還有通人蘇打和(hé)打包食品，如(rú)土(tǔ)豆片等，還有易腐爛的食品去聽。

　　▲ 找到一家當地的酒廠來贊助你(nǐ)的酒飲料開支嗎舊。

　　▲ 使用大瓶裝的飲料，不用小瓶的。

　　▲ 使用小盤子(zǐ)。

　　▲ 如(rú)果你(nǐ)的酒店靠近很多餐廳或購物場所，你(nǐ)物相可(kě)以付錢讓他們自己去吃(chī)謝看。這比在酒店為他們提供晚餐要便宜。